Digital Wayfinding hay biển in ấn truyền thống: Đâu là lựa chọn phù hợp?

Giúp mọi người tìm đúng nơi, đi đúng hướng tưởng như là một việc đơn giản. Nhưng tại những không gian lớn như bệnh viện, trường đại học, khách sạn, trung tâm thương mại hay sân vận động, chỉ cần thông tin chỉ dẫn không rõ ràng, người dùng có thể mất thời gian tìm đường, bỏ lỡ lịch hẹn hoặc phải liên tục hỏi nhân viên. Điều đó khiến ấn tượng ban đầu không tốt và giảm đi trải nghiệm người dùng.

Đó cũng là lý do nhiều tổ chức, doanh nghiệp cân nhắc giữa digital wayfinding và biển in ấn truyền thống.

Cả hai đều có vai trò riêng. Vấn đề không nằm ở việc giải pháp nào tốt hơn tuyệt đối, mà là không gian của bạn thay đổi đến đâu và cần hệ thống chỉ dẫn linh hoạt đến mức nào.
 

Bài toán chi phí: Đừng chỉ nhìn vào khoản đầu tư ban đầu

Nếu chỉ nhìn vào chi phí ban đầu, biển in ấn thường có vẻ là lựa chọn dễ dàng hơn. Việc thiết kế, in ấn và lắp đặt các biển chỉ dẫn tĩnh thường yêu cầu khoản đầu tư ban đầu thấp hơn so với màn hình kỹ thuật số và phần mềm. Nhưng vấn đề bắt đầu xuất hiện khi công trình thay đổi.

Một khoa chuyển sang khu vực khác. Một phòng đổi chức năng. Một tầng được cải tạo. Một khu vực tạm thời đóng cửa. Hoặc đơn giản là tên một phòng ban được thay đổi. Với biển in, mỗi thay đổi có thể kéo theo một quy trình mới: thiết kế lại, in lại, tháo biển cũ và lắp biển mới. Đối với một không gian lớn và thường xuyên có sự thay đổi, những công việc nhỏ này có thể trở thành khoản chi phí và công sức đáng kể theo thời gian.

Trong khi đó, Digital Wayfinding có mức đầu tư ban đầu cao hơn vì cần đến màn hình, thiết bị và phần mềm quản lý. Đổi lại, nội dung có thể được cập nhật từ xa và quản lý tập trung, mà không cần liên tục in mới hay thay thế bằng phương pháp thủ công.

Vì vậy, khi đặt lên bàn cân so sánh, digital wayfinding thường mang lại giá trị tốt hơn về lâu dài, đặc biệt đối với những tổ chức có khả năng mở rộng, thay đổi bố trí không gian hoặc thường xuyên cập nhật thông tin.
 

Khả năng cập nhật linh hoạt

Đây là lợi thế rõ ràng của Digital Wayfinding.

Biển chỉ dẫn truyền thống phù hợp với những thông tin cố định. Bất kỳ thay đổi nào, dù là khu vực tạm thời đóng cửa, một bộ phận chuyển sang vị trí mới hay một sự kiện chỉ diễn ra trong một ngày, đều cần có sự can thiệp thủ công. 

Với digital wayfinding, bản đồ, danh mục địa điểm và tuyến đường có thể được cập nhật thông qua hệ thống quản lý tập trung. Khi cần thay đổi hướng di chuyển hoặc thông báo một khu vực tạm thời đóng cửa, nội dung mới có thể được triển khai nhanh chóng mà không cần tháo lắp và thay mới biển vật lý.

Khả năng này đặc biệt hữu ích tại:

• Bệnh viện: nhiều khoa, phòng và khu chức năng có thể được điều chỉnh hoặc chuyển đổi trong quá trình vận hành.
• Trường đại học: phòng học và khu chức năng được sử dụng theo từng học kỳ, lịch học hoặc sự kiện.
• Khách sạn & resort: khách có thể cần tìm nhiều khu vực khác nhau như phòng nghỉ, nhà hàng, hồ bơi, spa, phòng hội nghị hay khu vui chơi trong cùng một hành trình. 
• Trung tâm thương mại: thường xuyên có cửa hàng mới, gian hàng tạm thời, chương trình theo mùa hoặc khu vực sự kiện.
• Sân vận động và nhà thi đấu: cách bố trí và luồng di chuyển có thể thay đổi theo từng sự kiện, trận đấu hoặc chương trình.

Không chỉ hiển thị đường đi, hệ thống còn có thể cung cấp bản đồ tương tác, tìm kiếm địa điểm, hướng dẫn theo từng tuyến đường và thông tin cập nhật theo thời gian thực.
 

Lợi ích về môi trường

Phát triển bền vững ngày nay không còn là một lựa chọn mà đã trở thành định hướng phát triển của nhiều doanh nghiệp. Họ chủ động tìm kiếm những phương thức và sản phẩm có thể giúp giảm lượng chất thải và hạn chế tác động đến môi trường.

Với biển chỉ dẫn truyền thống, mỗi lần thông tin thay đổi đồng nghĩa với việc phải thiết kế, in ấn và thay mới. Giấy, nhựa, mực in hay các vật liệu đi kèm đều có thể trở thành chất thải khi biển cũ không còn được sử dụng, ngay cả khi nội dung chỉ thay đổi ở một vài chi tiết rất nhỏ.

Digital wayfinding mang đến một hướng tiếp cận bền vững hơn trong dài hạn. Mỗi khi có thay đổi, nội dung trên màn hình có thể được cập nhật trực tiếp từ hệ thống quản lý. Nhờ đó, đơn vị vận hành có thể hạn chế lượng giấy và rác thải ra mỗi năm.

Với các tổ chức theo đuổi mục tiêu ESG, digital wayfinding vì thế trở thành một phần trong chiến lược đưa tiêu chí phát triển bền vững vào quá trình vận hành không gian.
 

Vậy có cần thay thế hoàn toàn biển chỉ dẫn truyền thống?

Không có giải pháp pháp nào là hoàn hảo. Tùy vào không gian, ngân sách và mức độ thay đổi trong quá trình vận hành:

Biển in truyền thống có thể phù hợp nếu:

• Không gian có bố cục ổn định và ít thay đổi.
• Chỉ cần cung cấp những thông tin chỉ đường cơ bản.
• Ngân sách đầu tư bị giới hạn.

Digital wayfinding thường là lựa chọn phù hợp hơn nếu:

• Không gian thường xuyên thay đổi.
• Bạn quản lý nhiều tòa nhà hoặc nhiều địa điểm.
• Cần cập nhật thông tin theo thời gian thực và quản lý tập trung.
• Trải nghiệm của khách tham quan và khả năng tiếp cận được ưu tiên.
• Phát triển bền vững là một trong những mục tiêu quan trọng.

Hiện nay, có nhiều tổ chức lựa chọn mô hình kết hợp, sử dụng phương pháp in truyền thống cho những khu vực hoặc thông tin cố định, đồng thời triển khai digital wayfinding tại các khu vực cần cập nhật thường xuyên như bảng danh mục, các điểm quyết định hướng đi quan trọng và khu vực có lưu lượng người qua lại cao.

Khi cân nhắc giữa hai giải pháp, đừng chỉ nhìn vào chi phí đầu tư ban đầu mà hãy xem xét cả quá trình vận hành về lâu dài. Tính linh hoạt, khả năng cập nhật và quản lý tập trung giúp digital wayfinding thích ứng tốt hơn với những không gian đang thay đổi và phát triển. Bởi sau cùng, một hệ thống chỉ đường hiệu quả không chỉ giúp mọi người tìm đúng nơi cần đến, mà còn góp phần tạo nên một trải nghiệm thuận tiện và liền mạch trong toàn bộ không gian.

CÔNG TY TNHH SIÊU NHẬT THANH 
📞 Hotline: (+84) 963 00 88 11
📧 Email: sales@snt.vn
🌐 Facebook: CTY Siêu Nhật Thanh